¿Cómo valora el trabajo junto al equipo Zecovery para lograr este desafío?

Ha sido un gran desafío, ya que como institución, si bien hemos avanzado en la digitalización de trámites, la incorporación de Clave Única como instrumento de identificación digital es un gran hito institucional que hemos logrado junto a Zecovery.

Esta iniciativa va asociada a lo instruido por el Gobierno, digitalización de trámites Chile Sin Papeleo. La facilidad para que la comunidad envíe sus solicitudes y luego de una revisión de admisibilidad puedan ser tramitadas, es una ganancia significativa, tanto para nuestros usuarios como para la corporación. No tener que presentar documentación física para que sus requerimientos ingresen a trámite, y luego por parte de CONAF minimizar los tiempos de tramitación, sin tener que ingresar manualmente, la información contenida en las solicitudes.

En relación a la situación que vive el país producto de la pandemia, teníamos la necesidad de dar respuesta a nuestros usuarios, quienes debían realizar sus trámites, situación complicada en cuarentena, oficinas cerradas y turnos reducidos. Con la implementación de esta iniciativa damos cumplimiento a las medidas sanitarias señaladas por el Gobierno, al evitando el contacto físico en la entrega de solicitudes a nuestra institución

Así mismo nuestros colaboradores puedan trabajar desde sus casas sin temor a contagios y con ello propagar aún más el virus en nuestro país.

Antes de esta iniciativa, cada usuario debía presentar la documentación legal y la solicitud firmada por el propietario y el consultor técnico que elaboró el estudio. Esta documentación debía ser presentada en la oficina regional, provincial o de área, según donde se encuentre el predio.

A través de nuestra plataforma Oficina Virtual, nuestros usuarios desde sus hogares podrán enviar sus solicitudes y la documentación legal. Con la facilidad de hacer el seguimiento a su caso.

Actualmente Conaf tiene 20 trámites digitalizados, durante el año 2019 se ingresaron 18.265 solicitudes a nuestra institución.

En base al Oficio Presidencial Nº 001 del 2019 acerca de Transformación Digital en los órganos del Estado que instruye a las instituciones para que establezcan un plan de digitalización que les permita convertir un 80% de sus trámites antes del 31 de diciembre de 2021. En la actualidad se han digitalizado 20 trámites, asociados a legislación forestal, y a finales del 2021 tenemos planificado digitalizar la totalidad de trámites. Paralelamente se promueve la integración con otros sistemas corporativos y otras instituciones del estado, con el objetivo de potenciar la Oficina Virtual y sea el canal de entrada a nuestra Corporación.

Esperamos seguir siendo apoyados por Zecovery y lograr la meta de gobierno que finalmente conlleva a beneficios para nuestra comunidad y los principios medioambientales de nuestra Corporacion.

Hace 5 años que poseemos Ze Ceropapel en la institución, en el año 2013 comenzamos a gestionar los primeros documentos y a la fecha sigue funcionando de manera óptima.

Antes, todos los documentos como: resoluciones, cartas, memos internos, etc. se gestionaban por medio del papel, donde los firmantes tenían que realizar la firma de puño y letra, transformando este proceso, en algo bastante lento, ni hablar si es que el o los documentos contenían errores, se debía generar nuevamente e iniciar los visados.

Las ventajas que nos trajo Ze Ceropapel, son ahorro de papel, procesos más eficientes, y algo que destacamos mucho es la oportunidad de firmar documentos desde cualquier lugar dentro o fuera de la institución gracias a la integración con una entidad de firma avanzada, esto sin duda que agiliza nuestros procesos y mejora el valor para el cliente.

Cabe destacar, que cuando comenzamos la implementación de la plataforma no fue fácil, siempre existe un rechazo a la tecnología. Hay estudios que lo demuestran, el principal inhibidor de la innovación es la cultura, pero hoy en día esa brecha ha disminuido y vemos los “pro” de la plataforma, y esta nueva cultura digital que se ha formado en la organización; para nosotros es impensable volver al papel o trabajar sin un sistema de gestión documental como Ze Ceropapel.

Aún existe papel circulante en algunos procesos, son pocos, y hemos identificado soluciones para llevarlos a la digitalización, para eso estamos en un constante trabajo junto a Zecovery solicitándoles la incorporación de nuevos documentos o procesos de gestión a la plataforma.

Sabemos que la Gestión Documental es un proceso “vivo”, mientras se analiza la información pasada o histórica al mismo tiempo se está generando información nueva. Cuando este flujo de documentos era en papel, al no pasar automáticamente por un protocolo de clasificación, esto volvía a ser almacenado y era un proceso ineficiente.

Contamos con el sistema Ze Ceropapel desde el 2015, y la totalidad de los funcionarios son usuarios, en este tiempo se han generado mejoras, junto a Zecovery, para la conexión con otros sistemas y poder responder al documento original entrante y evitar copias, así los funcionarios recurren a esta fuente como la oficial, actualmente es un sistema confiable y seguro.

De esta forma Ze Ceropapel, ha aportado grandes beneficios como, bajar el uso del papel, aseguramiento de la información, mas confianza y credibilidad en la oficina de partes. Además de mejorar la eficiencia de las OIRS.

Con Ze Ceropapel, hemos avanzado considerablemente en la disminución del uso de papel, y al implementar la FEA (Firma Electrónica Avanzada) lograremos un 85% de información digitalizada. El resto de documentación queda en espera a que el resto de las entidades del Estado adopten un sistema de Gestión Documental como este.

En el contexto en el que nos encontramos, ¿Cómo le ha ayudado en su trabajo la plataforma Ze CeroPapel?

Hoy, más del 85% de nuestro servicio se encuentra en Teletrabajo ya que muchos de nuestros sistemas de negocio se encuentran en la nube… Nuestro objetivo en el corto plazo (fines de mayo) es lograr que el 100% de documentos electrónicos que se administran con Ze CeroPapel puedan llegar hacia las Instituciones del estado. Esto es que Servicio Civil pueda comunicarse con aproximadamente 188 instituciones de manera digital.

Cuál cree ud son las expectativas del uso futuro de Ze CeroPapel

Ze CeroPapel se ha convertido en el sistema más crítico de la Institución, sabemos que gran parte de las comunicaciones entre instituciones del estado es a través de “documentos administrativos”, por lo cual este sistema será parte de la gran red de comunicaciones del Estado … Servicio Civil a través de Ze CeroPapel, es parte del plan piloto de Gobierno en donde ocho instituciones que se relacionarán entre ellas solo de manera digital.

Una de las principales ventajas es su usabilidad, llegó a facilitar el trabajo de los funcionarios del Servicio. Es el sistema base de la actividad del SAG pasa por la actividad del día a día que se genera en el servicio, toda la documentación que se emite todos los días desde y hacia las distintas unidades usuarias es por el Gestor Documental.

Aunque aún los funcionarios imprimen algunos documentos, día a día se está revirtiendo este paradigma y toda la historia documental está en Ze Ceropapel desde su lanzamiento.

A través de Ze Ceropapel, el SAG ha trabajado con un repositorio único para toda la documentación de la institución, con todas las ventajas que eso conlleva. De esta forma ya olvidamos lo que significaba enviar documentos a regiones o el tiempo requerido para buscar un documento especifico de oficina en oficina.

Durante estos 12 años, la plataforma ha madurado junto a nosotros y las funcionalidades que se han ido incorporando año a año han hecho que esta plataforma se convierta en una herramienta indispensable en el trabajo diario de la corporación. Estas nuevas funcionalidades se han realizado gracias al servicio de soporte y mantenimiento que tenemos con Ze Ceropapel, que nos ha permitido ir creciendo en la medida de nuestras necesidades y adaptándonos a los nuevos desafíos, incorporando nuevas tecnologías.

Y es así como Ze Ceropapel, lleva operando de manera optima desde marzo de 2013.

¿Cuál cree usted que son las expectativas de uso futuro de Ze Ceropapel?

Ante escenarios inciertos como esta pandemia y futuros conflictos como el estallido social y otros, se cuenta con una herramienta eficaz para la planificación, gestión, coordinación, permitiendo reducir el impacto de estos fenómenos sociales a la gestión pública.

Las diferentes formas, procedimiento y protocolos claves en la toma de decisiones, comunicaciones, autorizaciones, llámese Oficios, Memorándum, Órdenes Internas, etc., que están debidamente reguladas por Ley a un Servicio Público. Por otro lado, la trazabilidad de los documentos, es elemental para el control de Teletrabajo. En el contexto en el que nos encontramos.

¿Cómo le ha ayudado en su trabajo la plataforma Ze Ceropapel?

Ze Ceropapel ha sido una herramienta clave en la continuidad de negocio de la institución. Los nuevos desarrollos que se le han incorporado han contribuido a la eficacia de nuestras acciones. No podríamos haber realizado Teletrabajo sin contar con esta herramienta.

Principalmente el ahorro de recursos, tanto humanos como económicos y sobre todo la eficiencia en los tiempos de los procesos. Antes, había que estar "siguiendo" a los firmantes en cambio ahora, eso es mucho más ágil porque incluso desde su teléfono y donde se encuentren pueden firmar. Esta eficiencia, se ha visto evidenciada sustancialmente desde que usamos Ze Ceropapel.

Dentro de todo somos una municipalidad bastante "tecnologizada", tenemos sistemas instalados prácticamente para todo, entonces el paso a utilizar firma electrónica avanzada, fue fácil ya que nuestro equipo tenía este tipo de cosas interiorizadas, el paradigma de la tecnología ya estaba instalado en nuestros colegas. Además, como este sistema es amigable y muy funcional se comenzó a utilizar de buena manera muy rápidamente sin percibir resistencia al cambio.

Es una tremenda lista de ventajas, no encuentro ninguna desventaja. Si pensamos en Ze Ceropapel claramente pensamos en eficiencia de tiempos, ahorro de recursos económicos, documentos siempre disponibles.

Lo eficiente del sistema, es muy funcional. Los flujos de firmas son muy flexibles, cada funcionario puede hacer el flujo que estime conveniente. La integración con otras plataformas para FEA (Firma Electrónica Avanzada) es excelente. Se nota la experiencia en sistemas de gobierno, al solicitar ajustes y cambios para la municipalidad han sido bien aceptados. Siento qué en este proceso, el soporte que he tenido tanto comercial como técnico nos ha convertido en "socios" y estamos creciendo juntos. Las instancias de cooperación y buena disposición han sido muy buenas y destacables.

La versatilidad fue gratamente de menos a más, la capacidad de adaptarse de manera rápida y fácil a diferentes funciones con el gestor documental Ze Ceropapel, en un comienzo todo era de incertidumbre y estrés, acostumbrado por años al formato papel. Todo este aprendizaje duro como un mes aproximado. De apoco se fueron adaptando capacitando, en la actualidad se puede decir que el Gestor Documental, está funcionando como se había planificado.

Los cambios que se han producidos dentro del municipio, son enormes, ejemplo: reducción de tiempo en la creación y tramitación de los documentos; La reducción de papel es enorme, documentos disponibles y lo más importante NO se pierden. Colegas de otras municipalidades que tienen el mismo proceso, intercambiamos conocimientos, y otros colegas que aún no están con el sistema, los alentamos a seguir el mismo camino, esta transformación llego para quedarse.

Ze atiende y nosotros la convertimos en OIRS, ha producido un cambio sustancial para los vecinos de nuestra comuna, cuando antes para realizar trámites y consultas, debían asistir al municipio y eso para algunas personas y sobre todo las personas mayores es muy complicado. Desde que implementamos la OIRS, eso cambio, entran a la página y desde su hogar, trabajo, estudios, pueden realizar las consultas o ver en qué etapa esta su trámite municipal. Puedo decir que todo ha sido ganancia para los vecinos y el propio municipio.